W każdej firmie wcześniej czy później pojawia się pytanie: dzierżawa drukarki czy zakup drukarki? Koszty drukowania to ważny element budżetu, a technologia biurowa szybko się zmienia. Każda z opcji – dzierżawa, zakup, leasing czy wynajem drukarek – niesie za sobą inne konsekwencje kosztowe, organizacyjne i praktyczne. Co wybrać? Poniżej konkretne porównanie, poparte realnymi przykładami.
Porównanie dzierżawy i zakupu drukarki
Na początek warto wyjaśnić, czym różnią się poszczególne opcje:
- Dzierżawa drukarki – stała miesięczna opłata za użytkowanie sprzętu, z serwisem i materiałami eksploatacyjnymi w cenie.
- Zakup drukarki – jednorazowy wydatek, pełna własność urządzenia, samodzielny serwis i zakup tonerów, papieru itp.
- Leasing drukarki – pośrednia forma: miesięczna rata, sprzęt „na firmę”, z możliwością wykupu po zakończeniu umowy.
- Wynajem drukarki – ,krótko lub średnioterminowa dzierżawa, elastyczne warunki, serwis i materiały eksploatacyjne w cenie.
Główna różnica: dzierżawa i leasing to brak wysokich kosztów początkowych; zakup to pełna kontrola, a wynajem – maksymalna elastyczność.
Więcej o modelach współpracy z Office Pulse znajdziesz tutaj
Zalety dzierżawy drukarki
Dzierżawa drukarki cieszy się coraz większą popularnością, zwłaszcza w małych i średnich firmach.
Dlaczego? (Na przykładzie oferty Office Pulse)
- Brak kosztów na start – nie wydajesz kilku tysięcy złotych jednorazowo.
- Stałe, przewidywalne opłaty miesięczne – łatwo planujesz budżet.
- Serwis w cenie – w razie awarii, technik Office Pulse pojawia się najczęściej w 24-48h, bez dodatkowych opłat.
- Nowoczesny sprzęt – możliwość wymiany na nowszy model po zakończeniu umowy.
- Elastyczność – możesz zwiększyć lub zmniejszyć liczbę urządzeń w zależności od potrzeb.
- Materiały eksploatacyjne w cenie – tonery, bębny, drobne części dostarczamy na bieżąco.
- Optymalizacja kosztów – płacisz tylko za realne zużycie.
Przykład:
Firma zatrudniająca 15 osób wydaje na dzierżawę kolorowej drukarki biurowej ok. 180 zł miesięcznie – w tej cenie ma serwis, materiały i gwarancję działania. Bez ryzyka kosztownych awarii i przestojów.
Zalety zakupu drukarki
Zakup drukarki to rozwiązanie dla firm z dużymi potrzebami lub specyficznymi wymaganiami:
- Pełna kontrola nad sprzętem – sam decydujesz o serwisie, materiałach, konfiguracji.
- Brak długoterminowej umowy – żadnych zobowiązań na lata.
- Inwestycja na lata – drukarka działa często 5-7 lat, koszt się amortyzuje.
- Samodzielny wybór materiałów – możesz szukać najtańszych zamienników.
- Niższy koszt całkowity – przy dużych wolumenach druku, inwestycja zwraca się szybciej.
- Swoboda użytkowania – brak limitów stron, opłat za „nadmiarowe” wydruki, ograniczeń z umowy.
Przykład:
Duża firma kupuje nową drukarkę A3 za 5000 zł. Rocznie drukuje ok. 36 000 stron. Koszt eksploatacji to ok. 40 zł/1000 stron. Po 3 latach zakup zwraca się w porównaniu do dzierżawy.
Leasing i wynajem drukarki – alternatywy
Leasing drukarki:
- Umowa na 2-5 lat, po której sprzęt można wykupić za symboliczną kwotę (np. 1% wartości).
- Miesięczne raty często niższe niż w dzierżawie, ale koszty serwisu/materiałów bywają po stronie klienta (chyba że umowa mówi inaczej).
Wynajem drukarki:
- Rozwiązanie „na już” – np. na czas projektu, eventu, targów.
- Elastyczne warunki, często serwis i materiały w cenie.
Sprawdź opcje dostępne w Office Pulse
Koszty i oszczędności – tabela porównawcza
| Opcja | Koszt początkowy | Opłaty miesięczne | Serwis drukarek | Materiały eksploatacyjne | Umowa serwisowa | Elastyczność | Przykładowe koszty* |
| Dzierżawa | 0 zł | 100-300 zł | W cenie | W cenie/rozliczenie | Tak | Wysoka | 150 zł/mies. za 3000 stron |
| Zakup | 2000-6000 zł | Brak | Płatny osobno | Płatne osobno | Nie | Pełna | 3500 zł + 40 zł/1000 stron |
| Leasing | 0-10% wartości | 120-250 zł | Różnie | Różnie | Zależnie od umowy | Średnia | 180 zł/mies. przez 36 mies. |
| Wynajem | 0 zł | 200-350 zł | W cenie | W cenie | Tak | Bardzo wysoka | 250 zł/mies. (krótko) |
*Orientacyjne ceny, zależne od typu drukarki i oferty
Najczęstsze pytania (FAQ)
1. Co bardziej opłaca się małej firmie?
Najczęściej dzierżawa drukarki lub wynajem – brak kosztów na start, serwis w cenie, szybka wymiana sprzętu.
2. Co jeśli drukarka się zepsuje?
Dzierżawa/wynajem – serwis drukarek w cenie, naprawa w ciągu 1-2 dni roboczych. Zakup – naprawa i koszt po stronie firmy.
3. Na jak długo wiąże umowa?
Dzierżawa: 24-36 miesięcy, leasing podobnie. Wynajem: od kilku dni do kilku miesięcy. Zakup: brak umowy.
4. Czy serwis i materiały są w cenie dzierżawy?
Najczęściej tak, ale sprawdź szczegóły – nie zawsze obejmują papier czy nietypowe tonery.
5. Co po zakończeniu umowy dzierżawy/leasingu?
Sprzęt odbiera dostawca; w leasingu możesz zwykle wykupić urządzenie za symboliczną kwotę.
Serwis i materiały eksploatacyjne
Największy problem? Awaria drukarki lub brak materiałów eksploatacyjnych.
- Dzierżawa drukarki: pełny serwis i dostawy materiałów w cenie
(w Office Pulse monitorujemy zużycie i wysyłamy je zanim zabraknie). - Zakup drukarki: serwis i materiały musisz zamawiać i organizować samodzielnie.
- Leasing drukarki: zależnie od umowy, czasem serwis i materiały są w pakiecie.
Na co zwrócić uwagę?
- Czy umowa dzierżawy drukarki jasno określa czas reakcji serwisu?
- Czy są limity stron lub opłaty za nadmiarowe wydruki?
- Czy materiały eksploatacyjne (nie tylko tonery) są wliczone w miesięczną opłatę?
Jak wybrać najlepszą opcję dla firmy?
Kryteria wyboru:
- Wielkość firmy – małe firmy: dzierżawa drukarki; duże: zakup lub leasing.
- Potrzeby drukowania – do 3 000 stron/mies.: dzierżawa; powyżej 10 000: zakup/leasing.
- Budżet – brak środków na start? Dzierżawa drukarki lub leasing.
- Elastyczność – firmy z okresowymi projektami skorzystają na wynajmie drukarki.
- Chęć posiadania własnego sprzętu – zakup drukarki dla branż ceniących własność.
Praktyczne porady:
- Zawsze czytaj dokładnie umowy – zwróć uwagę na opłaty dodatkowe.
- Spytaj czy firma oferuję dodatkową analitykę druku (np. my taką posiadamy)
- Sprawdź czas reakcji serwisu i zasady dostaw materiałów.
- Porównaj całkowity koszt użytkowania przez 2-3 lata (TCO).
- Zapytaj o możliwość wcześniejszego zakończenia umowy dzierżawy drukarki bez kar.
Podsumowanie i rekomendacje
- Dzierżawa drukarki – najlepsza dla firm ceniących wygodę, przewidywalność kosztów i serwis w cenie.
- Zakup drukarki – dla firm drukujących dużo i chcących pełnej kontroli.
- Leasing drukarki – kompromis: nowoczesny sprzęt bez zamrażania środków, możliwość wykupu.
- Wynajem drukarek – opcja na projekty, eventy lub nagłe potrzeby.
Kluczowe pytanie:
Jeśli cenisz wygodę, wsparcie techniczne i minimalizowanie kosztów na starcie – wybierz dzierżawę drukarki. Chcesz maksymalnej kontroli i najniższych kosztów w długim terminie – kup drukarkę.
Masz wątpliwości? Potrzebujesz indywidualnej analizy?
Skontaktuj się z Office Pulse – doradzimy najlepszą opcję, bezpłatnie przeanalizujemy koszty i zajmiemy się całą organizacją. Sprawdź naszą ofertę wynajmu i dzierżawy drukarek